Workflows, die man einfach und schnell der KI geben kann

Warum Datenqualität auch hier entscheidend ist

Wie im vorangegangenen Artikel beschrieben wird: „Ohne gute Daten, keine gute KI“ gilt nach wie vor. Die KI liefert nur dann zuverlässige und verwertbare Ergebnisse, wenn die zugrunde liegenden Daten genau, vollständig, konsistent und aktuell sind – kurzum: von hoher Qualität. Deshalb ist es sinnvoll, selbst einfache Office‑Workflows so aufzusetzen, dass sie saubere, strukturierte Eingaben erzeugen – ideal für KI‑gestützte Weiterverarbeitung.

Beispiel‑Workflow: Wöchentliche Meeting‑Protokolle zusammenfassen

1. Office‑Alltag: Der aktuelle Ablauf

• In Teams oder Google Docs werden Meeting‑Notizen geführt.

• Am Ende der Woche erstellt jemand aus den Notizen eine Zusammenfassung oder Action‑Items.

• Das kostet Zeit und ist variabel in Qualität und Stil.

2. So wird daraus ein KI‑Workflow

• Standardisiertes Protokoll-Template (z. B. Datum, Agenda‑Punkte, besprochen, To‑Dos, Verantwortung)

• Team füllt das Template direkt während des Meetings oder unmittelbar im Anschluss.

  • Es kann auch unter berücksichtigung vom Datenschutz gleich eine Aufnahmen erstellt werden.

• Wöchentliche KI‑Anwendung: Alle Protokolle der Woche per Prompt an eine KI (z. B. ChatGPT oder andere Plattform):

  • „Fasse bitte diese Meeting‑Protokolle zusammen.“

  • Optional: „Erstelle daraus Action‑Items, priorisiere nach Dringlichkeit.“

• KI erzeugt:

  • konsistente Wochenübersicht

  • To‑Do-System, z. B. als Tabelle oder für Kalender exportierbare Tasks

  • Strukturierte Zusammenfassung, gegebenenfalls mit Verantwortlichkeiten und Deadlines

Anleitung zur Umsetzung mit KI

• Template definieren: klare Felder, z. B. Agenda / Erkenntnisse / nächste Schritte / Verantwortung / Deadline.

• Prompt vorbereiten:

  • Beispiel: „Fasse die folgenden Meeting-Protokolle zusammen und extrahiere alle To‑Dos, sortiert nach Priorität und Verantwortlichem.“

• KI auswählen: z. B. ChatGPT oder andere Tools, die auch Bulk‑Verarbeitung unterstützen.

• Technische Integration (optional):

  • Automatischer Export aller Templates als ein Dokument/Woche.

  • Automatisierte Übergabe an API oder KI‑Tool.

  • Ergebnis: Email an das Team oder Aufgabe im Projektmanagement-Tool.

Fazit

Ein einfacher Office‑Workflow wie das Zusammenfassen wöchentlicher Meetings lässt sich mit minimalem Aufwand und hoher Datenqualität automatisieren:

• Strukturierter Input (Meeting‑Template)

• Einfache KI‑Nutzung (Prompt führt automatisch zu einer konsistenten Summary und Action‑Liste)

• Zeit und Aufwand sparen – bei gleichzeitig besseren Ergebnissen

Solche Prozesse zeigen, wie gute Datenqualität die Voraussetzung für erfolgreiche KI‑Anwendungen ist – und wie man KI‑Workflows (z. B. Zusammenfassung, Action‑Items) effizient und zuverlässig im Büroalltag einsetzen kann.